Como e Onde Inutilizar Notas Fiscais Por Faixa de Numeração (em massa)?

Aplica-se a todos os produtos
Observação:
Os dados utilizados neste documento são genéricos e simulados no ambiente de homologação.
As imagens são ilustrativas

Introdução:
Quando pular uma faixa de numeração da nota fiscal eletrônica e não houver mais possiblidade de reaproveitar o número, a única saída é inutilizar todos os números.

Caso ocorra algum problema técnico ou operacional, que vier a causar uma quebra da sequência da numeração de NF-e deve-se inutilizar a faixa que houve o pulo. Segundo a legislação, a sequência precisa ser respeitada e rupturas entre os números não são permitidas. 

Caso isso ocorra de forma involuntária, o emissor deve comunicar à Sefaz sobre esse problema e apresentar uma justificativa até o 10º dia do mês subsequente. É válido ressaltar que existe a possibilidade de o fisco não reconhecer o pedido de inutilização, caso seja identificado algum tipo de fraude.

A inutilização da NF-e, informa aos órgãos de fiscalização que houve um erro no controle da numeração e que os números informados não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e, seja ela:

• autorizada
• cancelada ou
• denegada. 

Como inutilizar notas fiscais em lote? 

Neste exemplo, a empresa pulou da numeração 281 para 291, pulando 9 números de notas fiscais. A inutilização será da nota 282 até 290.

1º Passo
Combinar com o setor de emissão de nota fiscal a parada temporária no faturamento. Neste período, nenhum usuário poderá gerar e nem exportar nota fiscal (NF-e) até que seja finalizado a operação de inutilização das numerações.

2º Passo
Acessar a janela NFSRBR - Série de Notas Fiscais de Venda com a opção

• Volte a numeração da nota para um número anterior ao número que será inutilizado.
  Lembre-se de anotar o último número de nota fiscal emitida, será necessário voltar o número ao final do processo.

3º Passo
No mestre de notas (janela NFMEBR2), clicar para incluir uma nova nota fiscal e:

Preencher os campos:

• Número na Nota Fiscal: Não preencher
• Série: O número da série que pulou o número
• Tipo de Movimento: Por exemplo 310
• Cliente: Informar o CNPJ da sua empresa mesmo (deverá estar cadastrado como cliente)
• Data Emissão e Movimento: Pode manter a data atual
• Valor: Pode deixar zerado ou informar 1,00
• Guia Detalhes: Clique na guia ‘Detalhes’. Não é necessário incluir detalhes, essa ação é necessária apenas para o sistema gerar a numeração de forma automática.
• Por fim, clicar no botão

Essa nota ficará com status de ‘NÃO PROCESSADA’.

Pronto! Nota Fiscal inserida e o sistema considerou que o próximo número é 282, exatamente o número que precisamos inutilizar.

4º Passo
Agora, devemos cancelar essa nota fiscal. Ela será o modelo a ser seguido nas próximas numerações que serão inutilizadas em lote.

• Selecione a nota fiscal a ser inutilizada
• Clique no botão
• Selecione 'Guardar Mestre da Nota’ igual a ‘SIM’
  Para versão windows este campo não existe na janela. Será exibida uma pergunta após clicar no botão .

• Informe o Motivo do Cancelamento
• Por fim, clique no botão para dar continuidade ao Cancelamento

Exemplificando

Janela de Mestre

Conforme podemos consultar no grid, o número 282 está com status igual a CAN (cancelada)

5º Passo
Acessar a janela Inutilização de Numeração Nfe – NFEINUPR e informe:

• O número, série, Tipo de Movimento e Cliente (os dados da nota a ser inutilizada). Se preferir, use o botão para localizar a nota.
• Confira os dados e, se estiver ok, envie a solicitação de inutilização à SEFAZ através do botão

6º Passo
Ainda na janela NFEINUPR, clique no botão  para acompanhar a autorização da inutilização.

Dica! Note que nesta janela temos no grid do NF-e, as opções:

• Extrair XML
• Validar XML
• Procedimento/Visualizar XML
  Observação: As ações ‘Validar’ e ‘Procedimento/Visualizar’ estão desabilitados por que o momento já foi autorizado pela Sefaz.

Já a Carga de Retorno da Sefaz pode ser executado através da ação no cabeçalho do grid

7º Passo

Agora vamos inutilizar as demais notas:

Acesse a janela ‘NFINFXPR - Inutilização de Faixa de Números - NFe'.

a) Clique no botão  para dar início ao processo de inutilizações.

b) Agora, clicar em

c) Para dar sequência, clique no botão 2 de 4

d) Nesta etapa:

• Informar o campo Motivo da Inutilização.
• Em seguida, clicar no botão 3 de 4

e) Para concluir, basta clicar no botão 4 de 4

f) O sistema abrirá uma nova janela para informarmos o intervalo dos números que serão inutilizados, onde devemos:

• No primeiro quadro, 'Nota Cancelada a ser utilizada como modelo’: Informar os dados da primeira nota fiscal que inutilizamos no 5º passo. O processo vai utilizar os dados da primeira nota inutilizada como modelo para as próximas.

• No segundo quadro, 'Faixa de notas a ser inutilizada’: Informar a faixa (numeração) de notas a serem inutilizadas
• Confira se os dados estão ok e, sem seguida clique na engrenagem

8º Passo
Para acompanhar se a Sefaz autorizou as inutilizações, acesse a janela NFECINBR - Consultar Notas Inutilizadas.

Como podemos observar abaixo, o processo gerou de forma automática todas as numerações (de 283 a 290) e enviou para serem inutilizadas. Como mencionado anteriormente, o processo utilizou a NF-e 282 como modelo para gerar as demais NF-es

Para executar a carga de retorno, executar o botão através da ação disponível no grid principal da janela

Dica! Caso queira acompanhar a sua nota na Sefaz, basta clicar no link Chave de Acesso

Observação: Todos os campos em qualquer janela do sistema cujo valor/resultado na pesquisa esteja grifados na cor azul, é considerado link, a função dele pode variar em:

• Abrir uma página no navegador para consultar a NF-e no Site da Sefaz
• Abrir o cadastro no sistema
• Etc.

• Basta dar um clique sobre a Chave de Acesso.
• Nesse momento, o sistema abrirá em uma nova guia do seu navegador, a página da Sefaz para consultar NF-e Inutilizada

Informações Adicionais:
No mestre de notas janela - NFMEBR2, todas as notas inutilizadas ficarão com status de canceladas:

E no livro de saída também:

IMPORTANTE! 

 9º Passo
Ao finalizar o processo, lembre-se de voltar ao cadastro da série, e informar o número correto da última nota fiscal emitida, conforme solicitado no 2º passo. 

Janela NFSRBR - Série de Notas Fiscais de Venda

• Abrir com a opção
• Informar o número da última nota fiscal emitida
• Depois clicar em para gravar a alteração

10º Passo
Pronto! O faturamento já pode ser liberado!

Dica!

Caso queira que os botões  já fiquem visíveis na linha do grid, veja como configurar no documento: Como Configurar para Deixar os Botões de Navegação Visíveis na Linha do Grid?