Como Fazer Cancelamento da Nota Fiscal (NF-e) Extemporâneo (Fora do Prazo)?

Aplica-se a todos os produtos
Observação:
Os dados utilizados neste documento são genéricos e simulados no ambiente de homologação.
As imagens são ilustrativas

Introdução:
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e, desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da nota fiscal eletrônica, os Pedidos de Cancelamento transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Após este prazo de 480 a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação (na tentativa de cancelar poderá receber a rejeição 501 - Prazo de cancelamento superior ao previsto na Legislação).

Segue link onde é possível obter informações relativas ao prazo:
https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx

* O prazo atual é de 480hs (20 dias) a partir da autorização da NF-e a ser cancelada.
Atenção:
Verificar para o seu estado de emissão qual é o prazo legal para o cancelamento e
Informações sobre o cancelamento extemporâneo.

Cancelamento Extemporâneo de NF-e
Após o prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da:

1. Chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;

2. Folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);

3. Comprovação de que a operação não ocorreu:

• Declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal;
  
  Ou

• Tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituída ou compensada.

4. Declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-

Procedimentos

1º Passo 

a) Após receber a autorização da Sefaz para fazer o cancelamento extemporâneo, verificar se os módulos de recebimento e estoque estão abertos.

Atenção:
Se o mês/ano da nota fiscal (Data Emissão/Movimento) estiver fechado no recebimento e estoque, obrigatoriamente deverá ser reaberto para que o sistema faça os ajustes necessários no saldo e custo do estoque. 

Se tiver sido realizado inventário no estoque o mesmo deverá ser reaberto.

b) Neste momento, é importante que o faturamento seja interrompido ou executar o procedimento fora do expediente, ou seja, em um período que não ocorra faturamento e exportação de NF-e.

Observação:
O sistema somente irá guardar o histórico / LOG se a Opção 20 NF - Exclusão ou Cancelamento de Nota Fiscal Interfaceada estiver parametrizada.

2º Passo
1- Acessar OmegaNFe \ Configurações \ Parâmetros NF-e

• Nesta janela deverá ser alterado a informação do quadro 'Prazo para Cancelamento', porém, neste momento os campos estão desabilitados para alteração, para que sejam habilitados clicar no botão 'Autorização Automática'.

• Essa autorização é necessária para que a empresa cadastre no sistema a justificativa do porque está fazendo um cancelamento fora do prazo.

2 - O sistema abrirá 4 janelas contendo informações e questionamentos, seguir atentamente cada um deles e descrever o real motivo da alteração. Não preencher com caracteres inválidos ou encher de pontos. Para prosseguir, clique no botão ‘Continuar 1/4’.

Em seguida, clique em ‘Continuar 2/4’.

Depois, informe o motivo do cancelamento fora do prazo e para prosseguir, clique em ‘Continuar 3/4’.

Para finalizar, clique em ‘Continuar 4/4’.

3 - Após seguir todos os passos do item b) o sistema retornará para a janela de Parâmetros de NF-e, porém, dessa vez com os campos ‘Prazo para Cancelamento’ habilitados, ou seja, permitindo alterações.

• Neste momento, altere o campo ‘Emissão Normal – Até’ para zero (0), ou seja, deixar sem prazo
• Posteriormente clicar no botão ‘OK’ para gravar a alteração.

Pronto! Agora a janela de Parâmetro está sem Prazo

3º Passo
Verificar se o seu usuário tem autorização para fazer o cancelamento/exclusão de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Para saber mais, consulte o documento: Como e Onde Cadastrar Usuário para Cancelar ou Excluir Nota Fiscal?

4º Passo
O cancelamento da nota fiscal pode ser realizado pelas janelas:

• NFMEB2 - Mestre de Notas Fiscais
• FENFPR Cancelamento de Notas Fiscais

Neste documento vamos executar o cancelamento utilizando a janela FENFPR

• Selecione a nota fiscal
• Nesta janela, o campo ‘Guardar Mestre da Nota’ já estará classificado como ‘SIM’
• Em ‘Motivo de Cancelamento’, informar o real motivo do cancelamento dessa nota fiscal
• Por fim, clicar em ‘Cancelar’

Confirmar a mensagem que será exibida pelo sistema, como por exemplo:

Pronto! Cancelamento realizado com sucesso.

4º Passo
Nessa etapa, fazer o Acompanhamento de Eventos de NF-e, através do botão

Pronto! Cancelamento autorizado

5º Passo
Após a autorização, executar o processo Carga de Retorno da Sefaz.

Clique no SIM da mensagem para o sistema prosseguir o processo

6º Passo – Retornar o Prazo para cancelamento na janela de parâmetro
Voltar a janela de Parâmetros de NF-e para acertar o valor do quadro ‘Prazo para Cancelamento’. Mesmos procedimentos do 2º Passo

• No campo ‘Emissão Normal – Até’ informar 24 horas
• Posteriormente clicar no botão ‘OK’ para gravar a alteração.

Após essa ação pode liberar o faturamento.

Informações Adicionais – Cancelamento Nota Fiscal com Título Já Pago/Liquidado:

Revisar opções do Sistema:

• A opção 74 de Notas: verifica se o título foi enviado ou não para o pagamento automatizado ou a cobrança escritural.
• A opção 33 de Notas: verifica se o título foi ou não liquidado

No caso de título pago, na exclusão da nota fiscal o sistema verifica o valor da opção 33 de Notas

• Se parametrizado, verifica o código de liquidação
  • Se o código de liquidação não estiver parametrizado como estorno, não irá permitir a exclusão da nota fiscal
  • Se o código de liquidação estiver parametrizado como estorno, o sistema permitirá a exclusão da nota fiscal.