Rotina para Fechamento Mensal dos Módulos

Aplica-se a todos os produtos 

Introdução
Os Fechamentos Mensais são sempre rotinas que merecem cuidados visto que dependem de controles externos ao Sistema, ou seja, dependem exclusivamente de decisões dos usuários. É preciso ter certeza de que as decisões foram corretas e as rotinas preliminares cumpridas.

As recomendações a seguir são formuladas para, de uma forma prática e eficaz, manter o uso do sistema de forma segurança e eficiente.

Ordem Lógica dos Fechamentos 

1. Recebimento - Notas Fiscais de Entrada e Saída

• Conferir se já foram lançadas / geradas todas as entradas e saídas do mês referente a notas de emissão própria e notas de terceiros.
  
  
• Verificar se existem notas fiscais não processadas através da janela “NFNP1PR - Não Processadas”. Existindo notas fiscais nesta janela ajustar os dados incorretos através da janela “Mestre” e/ou “Detalhes” da Nota Fiscais e, em seguida executar o processamento da nota fiscal.
  
  
• Checar se todas as notas fiscais de produtos movimentaram o estoque
  Passo 1 - Efetuar a simulação de fechamento do Estoque acessando a janela “Processo Simulação de Fechamento”, marcar o Tipo de Processo “Simulação” e executar “ ”.
  
  Passo 2 - Emitir relatório “Posição Final de Estoque (350) ” e checar posição de saldo atual dos itens em relação ao saldo físico e comparar custo médio anterior e atual.

2. Livros Fiscais

O módulo de Livros Fiscais pode ficar em aberto, visto que a movimentação do mesmo é oriunda de Notas Fiscais (Entradas e Saídas) e, a partir do momento que o módulo de Recebimento já estiver fechado não será mais possível incluir notas fiscais.

• Executar o processo de livros fiscais:
  LF3002PR - Geração de Dados Fiscais e fazer as conferências necessárias (principalmente quanto aos valores dos impostos)
  
  
• Incluir a base de apuração de ICMS e os ajustes de valores para a apuração se houver
  1 Passo - Acessar janela “LFICBR - Dados Resumo Livro Registro de Apuração do ICMS”, clicar em para inserir a base de apuração de ICMS na Guia “Periodicidade”
  
  2 Passo - Lançar, se houver, ajustes de valores de Outros Débitos, Estorno de Créditos na guia “Débitos do Imposto”, Outros Créditos, Estorno de Débitos e Saldo Credor do período anterior na Guia “Crédito do Imposto” e Transferência de Crédito de outras filiais na guia “Transferência de Créditos ”.
  
  
• Incluir os ajustes de valores para a apuração de IPI no Módulo de Livros Fiscais que será a base para a apuração do imposto.
  Acessar a janela “LFIPIBR - Dados Resumo Livro Registro de Apuração do IPI” e incluir os ajustes de valores de Outros Débitos, Outros Créditos, Estorno de Débitos e Estorno de Créditos de IPI.
  
  Observação:
  Mesmo que não haja nenhum ajuste a ser feito, é obrigatório incluir pelo menos um registro informando o mês/ano de apuração.
  
  
• Atualizar os dados dos Livros
  Executar novamente a Geração de Dados Fiscais (LF3002pr) ”, informar o período de fechamento (Data Inicial/Final), marcar o item “Todas” nos quadros “Geração” e “Tipo de Nota” e executar.
  
  
• Imprimir os livros para conferências e validações
  LF4102RE - Livro Registro de Entradas - RE- Mod. P1 e P1/A
  LF4002RE - Livro Registro de Saídas - RS - Mod. P2 e P2/A
  LF440RE - Livro Registro de Apuração do ICMS - RAICMS - Mod. P9
  LF4412RE - Livro Registro de Apuração do IPI
  LF112RE - Demonstrativo do PIS/COFINS
  LF443RE - Registro de NF Serviços Prestados
  LF446RE - Registro de Serviços Tomados - Modelo 56
  LF991RE - Demonstrativo Mensal de PIS/COFINS

• Gerar Arquivo GIA Magnética para ser transferido para o Estado.
  Observação:
  Verifique no menu “GIA Eletrônico” a disponibilidade do processo específico para a Unidade da Federação (UF).
  
  Caso o sistema não atenda seu Estado imprimir o relatório “LF9802RE - Listagem de Informações de ICMS” e/ou “LF981RE - Listagem de Informações de ICMS por Tributação” para obter os dados e, assim poder lançar manualmente no sistema da GIA.
  
  
• Gerar Arquivo Magnético SINTEGRA e validá-lo no Programa do SINTEGRA
  Acessar janela “LF934PR - Atualizado até Convênio 76\03”
  

  Observação:
  Se a empresa entrega o SPED Fiscal não há necessidade de envio deste arquivo

3. Contas à Pagar e Receber

Assim como em contas a pagar, esse módulo também deve ser fechado após o fechamento de Notas Fiscais.

• Executar o processo de Interfaces de notas fiscais CR520pr ou CR525pr (conforme sua rotina)
  Verificar se existem movimentos criticados:
  
  • NFDP2PR - Críticas na Interface de NF x CR
  Havendo críticas, resolver as inconsistências e executar novamente o processo de interface para finalizar o processo e garantir que todas as duplicatas foram geradas com sucesso. Se possível voltar a consultar as janelas novamente para confirmar que está tudo ok
  
  
• Checar se há título a ser incluído no dia ou no mês de fechamento no Contas a Receber duplicatas não oriundas do faturamento, por exemplo, notas de débito (valor de juros devido e não pago pelo cliente).
  
  Observação: Atentar-se a Guia Contabilização
  
  
• Verificar se há remessas de duplicatas a serem enviadas aos bancos para registro da cobrança escritural
  
  
• Verificar se há carga dos arquivos retornos dos bancos para atualização e liquidação automática das duplicatas recebidas
  
  
• Conferir as duplicatas recebidas no dia ou mês de fechamento e efetuar as baixas manuais
  Observação: Atenção com os campos “Data do Movimento” (data do débito no banco), “Data Rela de Liquidação” (data em que o título foi pago), Banco-Carteira (banco de débito) e os dados da guia Contabilização.
  
  
• Executar o processo de simulação CR400pr - Simulação
• Conferir os relatórios de controle que atualmente o setor, como por exemplo:
  CR110RE - Relatório Duplicatas em Aberto por Cliente
  CR161RE - Relatório Diário Auxiliar de Clientes (161)
  
  Observação:
  O saldo de duplicatas em aberto deve ser o mesmo em ambos relatórios.
  O Diário Auxiliar deve ser utilizado pela Contabilidade para conferir com o Saldo na contabilidade, que deverão estar iguais.
  
• Atualizar tabela de índices financeiros, "Cadastros de Valores de Índices Financeiros” para lançamento do valor atualizado.
  
  Observação:
  No fechamento mensal, atualizar valores dos índices (Moedas) com data do último dia do mês antes de efetuar o fechamento. Esta ação tem impacto na correção cambial de fechamento de mês dos títulos indexados em aberto (correção cambial por Regime de Competência)
  
  
• Estando tudo ok, executar o processo de fechamento CR450pr – Fechamento

4. Contas à Pagar

O módulo do Contas a Pagar só pode ser fechado após o fechamento de Notas Fiscais, ou seja, quando se tiver certeza de que não mais entrarão Notas que podem gerar títulos.

• Executar o processo de Interfaces de notas fiscais CP520pr - Interface de Notas Fiscais ou CP525pr - Interface de Nota Fiscal Centralizada (conforme sua rotina).
  
  Verificar se existem movimentos criticados:
  NFCPCCPR - Notas Fiscais Criticadas Interface NF X CP
  NFCPCIPR - Duplicatas Criticadas Interface NF X CP
  
  Havendo críticas, resolver as inconsistências e executar novamente o processo de interface para finalizar o processo e garantir que todas as duplicatas foram geradas com sucesso
  
  Se possível voltar a consultar as janelas novamente para confirmar que está tudo ok
  
  
• Digitar todas as inclusões manuais de duplicatas que devem ser feitas diretamente no Módulo de Conta a Pagar
  
  Exemplo de títulos não oriundos de uma Nota Fiscal: Aluguel, impostos apurados, folha de pagamento e etc.
  
  Observação:
  Atentar-se a guia Contabilização, campo Conta Débito e Rateio Variável, que deve ser determinado.
  Títulos referentes a Impostos Apurados e eventos da Folha de Pagamento deverão ser incluídos manualmente no último dia do mês com os campos “Contabiliza = S” e “Tipo de Contabilização = XX - Não Contabiliza“. Estes títulos serão contabilizados na liquidação/pagamento.
  
  
• Executar processo de remessa de arquivos para os bancos e carga dos arquivos de retorno dos Bancos
  Acessar janela “Relatório Arquivo de Retorno” para impressão e conferência dos dados do arquivo
  Acessar janela “Processo de Carga de Retorno” para processar as informações do arquivo no sistema

• Acessar janela “Relatório de Liquidações Recebidas” para conferir as baixas
  
  
• Verificar se todas as liquidações já foram realizadas dentro do mês corrente
  
  Observação:
  Atenção com os campos “Data do Movimento” (data do débito no banco), “Data Rela de Liquidação” (data em que o título foi pago), Número de Cheque (cheque que emitiu para efetuar o pagamento), Banco-Carteira (banco de débito) e os dados da guia Contabilização.
  
  
• Executar o processo de simulação CP400pr - Simulação
  Conferir os relatórios de controle que atualmente o setor, como por exemplo:
  Conferir saldo de duplicatas em aberto por fornecedor e checar com saldo de duplicatas em aberto do Diário Auxiliar de Fornecedores. Em ambas as posições o saldo deve ser o mesmo.
  
  CP230RE - Duplicatas em Aberto - Fornecedor
  CP161RE - Diário Auxiliar de Fornecedor
  
  Observação:
  O Diário Auxiliar também deve ser utilizado pela contabilidade a título de conferência com o saldo da contabilidade, que deve ser o mesmo do Diário.
  
  
• Atualizar tabela de índices financeiros, janela “Cadastros de Valores de Índices Financeiros” para lançamento do valor atualizado
  
  Observações:
  Esta tabela deve ser utilizada apenas por empresas que trabalham com títulos indexados/outra moeda (importação).
  
  No fechamento mensal, atualizar valores dos índices (Moedas) com data do último dia do mês antes de efetuar o fechamento. Esta ação tem impacto na correção cambial de fechamento de mês dos títulos indexados em aberto (correção cambial por Regime de Competência)
  
  
• Estando tudo ok, executar o processo de fechamento CP450pr – Fechamento

5. Caixas e Bancos

Esse é o único módulo cujo fechamento não é mensal. No caixas e bancos ou como alguns chamam fluxo de caixa o fechamento é diário.

• Incluir as movimentações de Tesouraria Acessar janela “Movimentos Bancários”
• Efetuar Interface dos movimentos diários (conta a receber / contas a pagar / tesouraria)
  Acessar janela “Interface de Movimentos CR/CP/Tesouraria”
  
  
• Executar processo de cálculo de fórmulas Acessar janela “Processo de Cálculo de Fórmulas” para atualização da posição de caixa
  
  
• Efetuar a conciliação diária dos movimentos
  Acessar janela “140 Movimentação Financeira Diária ” para impressão do relatório que apresenta a posição de saldo inicial, movimentos e saldo final do dia.
  
  A conciliação deve ser a conferência dos lançamentos e posição de saldo apresentada no extrato bancário diário com as movimentações e posição de saldo diário do sistema.
  
  
• Fechamento do dia
  Observação: Este módulo tem somente fechamento Diário 

6. Ativo Fixo

• Consultar se existem Notas Fiscais de compra a serem importados / cadastrados no Ativo Fixo no mês. Acessar janela “Importação de Dados do Recebimento” para verificar se não há itens de ativo imobilizado recebidos no mês
  
  
• Conferir e validar a movimentação de Bens no mês. Acessar janela “Movimentos de Bens” para consulta
  
  
• Executar o processo de Cálculo das Depreciações dos Bens
  Acessar janela “Cálculo das Depreciações dos Bens” para cálculo da depreciação
  Tratar eventuais críticas e erros na depreciação e se necessário executar o processo novamente.
  
  
• Cadastrar o fator CIAP do mês
  Operação que deve ser realizada apenas por empresas com crédito dos impostos de ICMS, PIS e COFINS.
  
  Fator CIAP = Total do Faturamento não Tributado
                       ========================
                                       Total Faturado
  
  
• Executar o processo de Controle de Crédito de Impostos ICMS, PIS e COFINS
  
  
• Acessar janela “Controle de Crédito de Impostos”
  
  
• Operação que deve ser realizada apenas por empresas com crédito desses impostos. Caso não se credite dos impostos.
  
  
• Tratar eventuais críticas e erros no cálculo de impostos e se necessário executar o processo novamente.
  
  
• Conferir os créditos de impostos
  Acessar janela “Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP” para impressão e conferência do crédito de ICMS
  
  Acessar janela ”Controle de Crédito de PIS” para impressão e conferência do crédito de PIS
  
  Acessar janela ”Controle de Crédito de COFINS” para impressão e conferência do crédito de COFINS
  
  Observação:
  Se identificado crédito de ICMS encaminhar relatório ao responsável pela emissão da Nota Fiscal de Crédito de ICMS sobre Ativo Imobilizado
  
  
• Conferir dados contáveis de depreciação dos bens para fechamento mensal
  Acessar janela “Razão Auxiliar” ou “Depreciação dos Bens” para impressão e conferência dos dados contábeis
  
  
• Fechar mês Acessar janela “Fechamento Mensal”

7. Engenharia e Controle de Produção

Esses dois módulos não possuem processos de fechamento, mas servem de base para o de Estoque, portando, antes de proceder com o fechamento do Estoque, deve-se observar alguns pontos:

• Caso suas árvores de produto utilizem mão de obra, hora máquina, etc., verificar se já estão atualizados os "Custos de Reposição" dos mesmos pois estes serão levados em consideração na Valorização de suas Ordens de Serviço no fechamento de Estoque;
  
  
• Caso utilize Rateio de Gastos Gerais de Fabricação certifique-se que os valores 1 (um), 2 (dois), 3 (três) e 4 (quatro) já foram atualizados para o mês a ser fechado e
  
  
• Verificar se existe algum movimento do mês a ser encerrado que não tenha sido digitado (como por exemplo, requisições, estornos, acertos, etc.). Finalizando essa etapa pode executar o 8 passo - fechamento do estoque.

8. Estoque

Checar se todas as notas fiscais de produtos movimentaram o estoque

Passo 1 - Efetuar a simulação de fechamento do Estoque acessando a janela “Processo Simulação de Fechamento”, marcar o Tipo de Processo “Simulação” e executar “ ”.

Passo 2 - Emitir relatório “Posição Final de Estoque (350) ” e checar posição de saldo atual dos itens em relação ao saldo físico e comparar custo médio anterior e atual.

• Verificar se todos os movimentos de Notas Fiscais de Compras, Vendas, Remessas, Retornos e transferências foram lançados.
  
  
• Verificar se existem Ordens de produção criticadas
  Observação:
  Operação que deve ser realizada apenas por empresas que utilizam os módulos industriais.
  Acessar janela “MOPPBR - Consulta de Ordem de Produção”, guia “Criticados”.
  
  
• Se por ventura a sua empresa for uma indústria e não utilizar os módulos industriais verificar se foi efetuado todos os lançamentos manuais de Baixa de Material para Produção (TM331), Entrada de Produto Acabado (TM11), etc.
  
  Acessar janelas:
  “EPMVACBR - Quantidades” para acerto de quantidades;
  “EPMCM2BR - Valorizados” para acerto valor e/ou quantidade.
  
  
• Executar o processo de simulação do fechamento do estoque através da janela “EPFECHPR - Custo de Estoque e Produção (Fechamento) ” e com a opção ”Simulação”.
  
  Observação:
  Nesta janela existe a opção de Pré-Fechamento. Caso queira que nenhum movimento seja lançado dentro do mês/ano que está realizando a conferência, é possível executar o processo com essa opção marcada. Feito isso, o mês/ano será bloqueado para novos lançamentos.
  
  
• Após a finalização da Simulação do estoque fazer as análises dos lançamentos e custos, em especial ao custo médio dos itens e à Valorização de Ordens de Serviço (caso utilize). A análise pode ser feita através da janela EPAUDIBR - Análise dos Custos de Estoque e Produção.
  
  
• Se preferir relatório, recomendamos:
  “EP350RE - Posição Final do Estoque”;
  “EP180RE - Movimentos Processados no Mês” ou
  “EP190re - Movimentos Processados por Tipo de Movimento”
  
  
• Conferir o custo da Ordem de Produção que envolve componentes, GGF e Recursos (ferramentas, máquinas e operadores), para a conferência recomendamos os relatórios:
  “EP740RE - Valorização de Ordem de Serviço - Sintética” e/ou
  “EP750RE - Valorização de Ordem de Serviço - Analítica”
  
  
• Após análises e, não havendo necessidade de novos ajustes, proceder com o Fechamento de Estoque através da janela “EPFECHPR - Custo de Estoque e Produção (Fechamento) ”, marcando a opção “Fechamento”.
  
  
• Após o fechamento recomendamos novas conferências
  “EP350RE - Posição Final do Estoque”;
  “EP180RE - Movimentos Processados no Mês” ou
  “EP190re - Movimentos Processados por Tipo de Movimento”
  “EP740RE - Valorização de Ordem de Serviço - Sintética” e/ou
  “EP750RE - Valorização de Ordem de Serviço - Analítica”
  “EP540RE - Registro de Inventário”. Este relatório é conferido e necessário para o SPED Fiscal Bloco H

9. Contabilidade

A. Efetuar todos os lançamentos contábeis manuais, se houver

B. Processos de Interfaces Contábeis
Segue abaixo tratamento dos botões ‘Impressora’ e ‘Engrenagem’ existentes em todas as janelas de simulação/interface de lançamentos:

• ‘Impressora ’: utilizar para listagem para conferência dos lançamentos a serem interfaceados.
  Recomendamos em todas as etapas usar primeiro essa ação. Dessa forma, se encontrar divergência, basta ser ajustado na origem do movimento, validar e, estando tudo ok, executar a interface para gerar o lançamento.
  
  
• ‘Engrenagem ’: Executa em definitivo o processo de interface, ou seja, gera os lançamentos contábeis.
  
  
• “CG9902PR - Interface 3.1 - Notas Fiscais”, selecionar opção “Entradas” e “Saídas”;
  
  
• “CG9932PR - Interface 3.1 - Contas a Receber”, filtrar período (Data Inicial/Final), “Inclusões” e depois “Liquidações”;
  
  
• “CG9912PR - Interface 3.1 - Contas a Pagar”, filtrar período (Data Inicial/Final), “Inclusões” e depois “Liquidações”;
  
  
• “CG9952PR - Interface 3.1 – Ativo Fixo”;
  
  
• “CGC20PR - Preenchimento Automático TC – Estoque”, filtrar período (Data De/Até) e clicar no botão Engrenagem, para preenchimento de TCs dos movimentos sem esta informação e
  
  
• “CG9942PR - Interface 3.1 - Estoque”, filtrar período (Data Inicial/Final), marcar campo/fleg “Todos Analíticos”, informar Histórico Padrão “549-5” (@F) ou “548-7” (@F @D).
  
  Observação:
  Este procedimento deverá ser executado mensalmente após a execução do Pré-Fechamento ou Fechamento do mês do estoque.

C. Executar o processo “CG180PR - Efetivação de Lançamento”

D. Verificar se existem lotes ou fichas contábeis com erros:

• Relatório “CG200RE - Críticas de Efetivação de Lançamentos”. Se tiver divergência (exemplo, falta de conta contábil, centro de custo e/ou histórico padrão) o ajuste terá que ser feito direto no lançamento já gerado.

E. Conferir lançamentos, sugestão para conferência contábil:

• CG120RE - Balancete de Movimentos e/ou
• CG070RE - Listagem do Razão

F. Executar Acumulação de período para atualizar o módulo da contabilidade em mês aberto

• Janela “CG700pr - Acumulação de Período” e clicar no botão engrenagem para execução da acumulação

G. Conferir lançamentos por Centro de Custo

• Relatório "CG170RE - Desp. Depart. – Centro de Custo\Conta”

H. Executar o "CG400PR - Fechamento do Período”

• Observação:
  Não é obrigatório efetuar o fechamento do período. Caso esteja aberto o sistema permitirá lançamento em mês em aberto.