Procedimentos para Encerramento de Exercício Contábil – ABC71

Aplica-se a todos os produtos
Observação:
Os dados utilizados neste documento são genéricos e simulados no ambiente de homologação

Atenção:
Todas as imagens deste documemto são ilustrativas

Introdução
Em 31 de dezembro, ou ao final de cada exercício social, as pessoas jurídicas precisam fazer balanço e apuração do resultado (lucro ou prejuízo). É o momento de consolidar tudo que foi feito ao longo do ano.

O Balancete precede a Demonstração do Resultado do Exercício e o Balanço Patrimonial. Nele, estarão contidas as contas de resultado (receitas e despesas) e as patrimoniais (de ativo e passivo). Por consequência, a diferença entre as receitas e despesas (lucro ou prejuízo) será transferida de forma automática para a conta de “Lucros ou Prejuízos do Exercício”.

Podemos dizer que, por meio da análise das Demonstrações Contábeis, a empresa poderá analisar sua lucratividade e retorno do capital investido.

Cabe ainda, mencionar a necessidade de utilização da informação contábil não só como avaliação do que ocorreu durante o exercício, mas, também, como fonte para tomada de decisões para os próximos exercícios.

No encerramento dos períodos e do exercício são por empresa, as filiais já são encerradas de forma automática, pode ser anual ou trimestral.

A transferência de resultado deverá ser processada por filial caso tenha lançamentos nas filiais, senão somente na empresa caso seja centralizado na matriz.

1º Passo
Em “Dados do Exercício” na janela CGEXED verificar o campo Apuração

A) Anual
Quando Lucro Real

B) Trimestral
Quando Lucro Real ou obrigatório para Lucro Presumido

2º PASSO
Em Parâmetros de Transferência/Acertos/Ganhos e Perdas FASB/CMI na janela CGCGED conferir a faixa de fichas para transferência de resultado nos campos “Nr. Ficha De/Até”. A faixa deve ser de 930000 até 939999.

Observação: O sistema utilizará esta faixa de lotes e fichas no processo de transferência de resultado de exercício e este parâmetro deve ser feito antes de fechar qualquer período do exercício.

Parametrizar a opção 14 da Contabilidade

Permite Inclusão de Lote/Ficha de Transferência de Resultado
0 = Não Permite Inclusão de Lote/Ficha 930000 a 939999
1 = Permite Inclusão de Lote/Ficha 930000 a 939999

3º PASSO
Em “Parâmetros do Processo de Transferência de Saldo”, na janela CGTPTSBR listar as tabelas cadastradas , selecionar e consultar tabela “Transf. Resultado do Exercício” e na guia “” efetuar a conferência da faixa de contas contábeis que serão zeradas.

4º PASSO
Em “Lançamentos Contábeis” na janela CGLTBR1 efetuar os lançamentos ou efetivar lançamentos

Observação:
O sistema bloqueia o fechamento caso exista lote/ficha sem efetivar do período em questão

5º PASSO
Em “Balancete de Movimentos (120) ” na janela CG120RE ou qualquer outro de sua preferência para consulta ou “Balancete de Movimentos por Conta/C.Custo III (135) ” na janela CG135RE.

Sugerimos efetuar a conferência das contas de resultado e ou imprimir em .pdf para guardar resultado antes de zerar os sados.

6º PASSO

a) Acessar a janela “CGTPNBR - Parâmetros de Listagens III” para conferência do cadastro das tabelas (DRE, BP, DLPA ou DMPL), listar selecionar e consultar cada uma delas.

Atenção: Se as tabelas não estiverem cadastradas e recomendamos entrar em contato com o CS da ABC71 e solicitar apoio. Esse preenchimento não poderá ser realizado com a equipe do suporte

b) Em seguida, acessar “CG450RE - Listagem por Tabela III (450)” para emissão de cada um deles para conferência dos valores. Obrigatório para ECD e ECF.

7º PASSO
Observação: Para empresas de Lucro Presumido sugerimos o fechamento trimestral

1) Acessar janela “CG400PR - Fechamento de Período (400) ” fechar até período 11 quando anual ou trimestral a cada trimestre:

1º Trimestre períodos 1 e 2 executar o processo de Transferência de Resultado no período 3, passo 8 deste documento
2º Trimestre períodos 4 e 5 executar o processo de Transferência de Resultado no período 6, passo 8 deste documento
3º Trimestre períodos 7 e 8 executar o processo de Transferência de Resultado no período 9, passo 8 deste documento
4º Trimestre períodos 10 e 11 executar o processo de Transferência de Resultado no período 12, passo 8 deste documento

8º PASSO
Acessar janela “CG435PR - Transferência de Saldos por Tabela”
No campo “Número da Tabela” informar a tabela cadastrada com o intervalo de contas para transferência do resultado (vide 3º. Passo deste documento).

Observação: Se tiver lançamentos em filiais deve executar este processo também na(s) filial(ais).
Lembrando que este processo quando executado faz o zeramento no último mês em aberto, sugerimos verificar se os meses anteriores ao zeramento estão fechados.

Em caso de fechamento trimestral executar este processo no final de cada trimestre

1º trimestre período 03
2º trimestre período 06
3º trimestre período 09
4º trimestre período 12

9º PASSO
Acessar janela “CGLTBR1 - Lançamentos Contábeis” e efetivar os lançamentos através do botão

Ou acessar janela“CG180PR - Efetivação de Lançamentos"

Observação:
No processo de transferência de resultados (Passo 8) o sistema cria lote e ficha com os dois primeiros dígitos igual a 93, por exemplo 931200. Uma sugestão é primeiro conferir o lote e ficha acessando a janela “Lançamentos Contábeis” antes da efetivação (opcional).

10º PASSO
Acessar janela “CG700PR - Acumulação do Período”. Efetuar a acumulação do período para atualização de lançamentos contábeis de mês em aberto.

11º PASSO
Acessar janela “CG120RE - Balancete de Movimentos” para emissão e conferência.

Conferir se as contas de resultado foram zeradas.

1º Imprimir sem marcar “Desconsiderar transferência de Saldos” (contas de resultado zerados)
2º Imprimir marcando “Desconsiderar transferência de Saldos” (contas de resultado com valores originais)

12º PASSO
Acessar janela “CG400PR - Fechamento de Período” Ao abrir a janela o período “12” deve estar preenchido no campo “Período a Fechar”.

Observação: Esta ação deve ser realizada apenas se as contas de resultado foram zeradas corretamente (vide Passo 11).

Em caso de fechamento trimestral executar este processo no final de cada trimestre

1º Trimestre período 3
2º Trimestre período 6
3º Trimestre período 9
4º Trimestre período 12

13º PASSO
Acessar janela “CG420PR - Fechamento de Exercício”
O processo de Fechamento de Exercício tem como objetivo identificar possíveis erros / advertências a serem gerados na validação dos SPED´S ECD e ECF e através dessas advertências corrigi-las antes do encerramento do exercício.

Opções de Auditoria

=>
O processo verifica se gerou a Ficha 93XXSEQ onde XX = Mês do Zeramento e SEQ sequência de 00 a 99

Advertências:

Filial X -> à XX/XX/XXXX – Faltando Lançamento de Transferência de Resultado
Filial Y -> à XX/XX/XXXX – Faltando Lançamento de Transferência de Resultado
Se a apuração for anual lista último dia do ano que falta executar a transferência de resultado
Se a apuração for trimestral lista os trimestres que faltam executar a transferência de resultado

Solução:

Deve ser verificado se a filial em questão faz parte da contabilidade e se tem lançamentos contábeis
Se não fizer parte da contabilidade ou se não tiver lançamentos contábeis, este campo pode ser desmarcado ou
Se tiver, executar o processo de Transferência de Resultado (435) na filial correspondente

O sistema verifica se os totais de Débito e Credito de todas as fichas estão consistentes.

Advertências:

Filial: (X) Conta: Data (XX/XX/XXXX) Nr Ficha-Seq (XXXXXXXXX) – Há diferença entre Débitos e Créditos

Solução:
Emitir Balancete de Movimentos (120) e sugerido também emitir relatório Desp. Depart. Centro de Custo/Ficha (160) se existem contas patrimoniais com centro de custo para conferência, analisar a diferença e corrigi-la.

Observação: Esta advertência não poderá ser ignorada, ou seja, desmarcada, pois poderá influenciar em erros nos SPED´S ECD e ECF.

O sistema verifica se as contas de Resultado foram zeradas por período (inicial/final)

Em dezembro se apuração anual ou no trimestre se apuração trimestral (Lucro Real Trimestral / Presumido)

Advertências:

Filial: X -> CONTA/C.CUSTO – Conta de Result (Sd.Inic/Movto/Fin)por Filial/C.C não está zerado

Solução:
Para empresa cujo a abertura ou implantação se deu durante o exercício corrente, o saldo inicial vai ser identificado no mês que deu início da operação, então desmarcar este campo ou o processo de Transferência de Saldos por Tabela (435) da filial não foi executado, então executar o processo conforme 8º. Passo deste documento na filial apontado na advertência.

O sistema verifica se existe lançamentos com mais de duas casas decimais, com valor negativo, em conta/centro de custo sem dígito, em conta/centro de custo com dígito inválido.

Advertências:

Filial: (X) CONTA Data(XX/XX/XXXX) Nr Ficha(XXXXXXXXX) Seq(XXXX) – Lançamento com mais de duas casas decimais no valor
Filial: (X) CONTA Data(XX/XX/XXXX) Nr Ficha(XXXXXXXXX) Seq(XXXX) – Lançamento com valor negativo
Filial: (X) CONTA Data(XX/XX/XXXX) Nr Ficha(XXXXXXXXX) Seq(XXXX) – Lançamento sem centro de custo com dígito
Filial: (X) CONTA Data(XX/XX/XXXX) Nr Ficha(XXXXXXXXX) Seq(XXXX) – Lançamento com dígito de centro de custo inválido
Filial: (X) CONTA Data(XX/XX/XXXX) Nr Ficha(XXXXXXXXX) Seq(XXXX) – Lançamento com dígito de conta inválido

Solução:
Caso ocorra alguma advertência descrita reabrir (desefetivar), entrar na ficha, excluir o lançamento criticado e refazer corrigindo a situação citada. Caso o volume de críticas seja muito grande, entrar em contato com a equipe ABC71 que verificará a possibilidade de geração de um SCRIPT para facilitar a correção.

=>
O sistema verifica se existem saldos iniciais por Empresa/Filial e se estes saldos iniciais coincidem com os saldos iniciais por conta e centro de custo.

Advertências:

Filial: X - > CONTA CONTÁBIL Saldo inicial por Conta difere do Saldo inicial por Conta/Centro de Custo

Solução:
Caso tenha que informar o centro de custo, ratear manualmente na tela CGSICCBR / CGSICBRN - Saldos Iniciais por Conta e Centro de Custo.

O sistema verifica se o Total do ATIVO X PASSIVO e PATRIMONIO LÍQUIDO estão iguais por Empresa/Filial/ Conta /Centro de Custo

Advertências:

Filial: X -> CGSI: Saldo Inicial do Ativo está diferente do Passivo + PL
Empresa: 9999 -> CONT/CGCT: Saldo Inicial do Ativo está diferente do Passivo + PL
Filial: X -> CONF/CGCF: Saldo Inicial do Ativo está diferente do Passivo + PL

As advertências acima podem ocorrer em conjunto com:

Filial: X -> CONTA/C.CUSTO – Conta de Result(Sd.Inic/Movto/Fin)por Filial/C.C não está zerado

Solução:
Verificar Balancete de Movimentos (CG120RE) por “Empresa” e se consistir, emitir por “Filial” e analisar os saldos iniciais e verificar Balancete de Movimentos por Conta e Centro de Custo (CG135RE).

Ocorrendo em conjunto com a advertência: “Filial: X -> CONTA/C.CUSTO – Conta de Result(Sd.Inic/Movto/Fin) por Filial/C.C não está zerado”, verificar se foi executado o processo Transferência de Resultado (435) zerando as Contas de Resultado e transferindo para PL

O sistema consiste se tem inconsistências no agrupamento de lançamentos por Fato Contábil.

Para implantação do Fato Contábil parametrizar a opção 15 da Contabilidade: Agrupar Lançamentos por Fato Contábil

0 = Não agrupa Lançamentos por Fato Contábil
1 = Agrupa Lançamentos por Fato Contábil

Advertências:

Filial: (X) Ficha: Data (XX/XX/XXXX) Nr Ficha (XXXXXX) – Lançamento com fato Contábil inconsistente.

Solução:
Reabrir (desefetivar) as fichas listadas e fazer o ajuste direto na janela de lançamentos manuais ou no processo de sequenciamento de fato contábil; ou caso o número de críticas seja grande, avaliar com a equipe de desenvolvimento a elaboração de um script para zerar o fato contábil.

O sistema verifica e critica a estrutura do Plano de Contas se houver conta analítica < 4 níveis, exemplo:

1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 DISPONÍVEL <----- Se tiver até aqui o sistema crítica Estrutura de Conta Contábil possui menos de 4 níveis, cadastrar os demais abaixo conforme exemplo. Antes: Analítico.

Novo: Sintético
1.1.1.01 CAIXA
1.1.1.01.0001 Caixa da Matriz

Advertências:
CONTA – Estrutura de Conta Contábil possui menos de 4 níveis

Solução:
1) Completar com demais níveis ou
2) Excluir caso não tenha utilizado a conta em lançamentos ou
3) Caso exista lançamentos, excluir os lançamentos e ir para o item 1) e fazer os lançamentos com a nova conta.

=> Outras Críticas
01/01/XXXX onde XXXX = Ano “O Tipo de Apuração não foi Informado no Exercício”

Solução:
Em Dados do Exercício campo Apuração: informar se Anual ou Trimestral
Caminho: Contabilidade\Cadastros\Dados do Exercício

Para alterar de um Exercício já encerrado, entrar em contato com a equipe do suporte ou com o consultor que está auxiliando no encerramento do exercício para que seja executado o comando para “Alterar Forma Apuração” (disponível apenas com a ABC71).

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